Medya İlişkilerinde Başarının Sırrı

Günümüzde halkla ilişkiler faaliyetleri, kriz iletişiminden bütünleşik pazarlama iletişimine, sosyal sorumluluk yönetiminden sponsorluk yönetimine, lobicilikten sosyal medya yönetimine, etkinlik yönetiminden medya ilişkileri yönetimine kadar birçok faaliyet alanını kapsamaktadır.  Hiç şüphesiz ki bu faaliyet alanları içerisinde en dikkat çekeni medya ilişkileri yönetimidir. İmaja olumlu katkıda bulunarak, doğru hedef kitlede maksimum farkındalık sağlayacak her türlü haber ve medya yansıması halkla ilişkiler açısından medya ilişkilerinin temelini oluşturmaktadır.

Halkla ilişkiler uzmanları, hizmet verdikleri kurum ve kuruluşların hedef kitlelerine doğru şekilde ulaşabilmelerini sağlayabilmek için medyayla sıkı ilişkiler içerisindedir. Ancak bu ilişkiler doğru şekilde yürütüldüğünde anlam kazanmaktadır. Doğru şekilde yürütülen ilişkiler hem medya mensubuna, hem müşteriye, hem de hizmeti veren halkla ilişkiler ajansına/uzmanına artı değer sağlamaktadır.

Medya ilişkilerini doğru ve etkili yönetebilmek için göz önünde bulundurulması gereken bazı kurallar vardır.  Bunların başında, gazetecileri doğru anlayabilmek ve beklentilerine uygun bilgileri sağlamak gelmektedir. Gazetecinin kurum ve kuruluşlardan öncelikli beklentileri, doğru haber ve bilgi vermeleridir. Toplum faydası sağlayacak ve haber değeri olan bilgiler gazetecilerin ilgisini çekmekte ve haber yapmalarını sağlamaktadır. Buna karşın reklam amaçlı olan bilgiler gazeteciler tarafından hoş karşılanmamakta ve gazetecilerin o bilgiyi gönderen ajansa ya da kuruma olan güvenlerini sarsmaktadır.

Etkili medya ilişkileri yönetiminde dikkat edilmesi gereken bir diğer konu ise, medyaya gönderilen haberin dilidir. Profesyonel bir halkla ilişkiler uzmanı hangi mecraya, nasıl hitap edeceğini bilmek zorundadır. Cümle yapıları bozuk ve noktalama işaretlerinden yoksun bir haber metninin gazeteci tarafından değerlendirilme olasılığı hiç yoktur. Unutulmamalıdır ki, bir gazetecinin önüne günde yüzlerce basın bülteni gelmekte, gazeteci ise bu basın bültenlerinden haber değeri taşıyan ve haber diliyle yazılmış olanları seçmektedir. Çünkü gazeteci haberini yetiştirmek için zamanla yarışmakta ve düzeltmelerle zamanını çalacak bültenlerden kaçınmaktadır. Bülten kısa, net ve açık bir şekilde yazılmalıdır.

 Gönderilen bültenlerin gönderim zamanı ve güncelliği de gazeteci açısından önem arz etmektedir. Bayat bilgiler ve yayın periyodiğine uymayan gönderimler, kurum ve kuruluş hakkındaki haberin yayınlanmasını engelleyecektir. Özellikle günlük gazeteler için Pazartesi ve Cuma günleri bülten gönderimi için uygun değildir. Aylık yayınlara gönderilecek haberler ise, en geç ay ortasına kadar gönderilmelidir.

Medya ilişkileri açısından önemli bir başka konu ise, güncel medya listeleridir. Her bültenin her gazeteciye ve yayına gönderilemeyeceği unutulmamalıdır. Örneğin bir ekonomi muhabirine magazin ile ilgili bir haber göndermek hatadır. Doğru gazeteciyi seçmek için medya çok iyi takip edilmeli ve listeler devamlı güncellenmelidir. Medya listeleri kategorize edilmeli ve bültenler konularına göre uygun listelere gönderilmelidir. Bu hem bültenin yayınlanma olasılığını arttıracak hem de gazetecilerin kara listesine girilmeyi engelleyecektir.

Yine medya karşısına çıkarken ya da medyaya kurum/kuruluş hakkında bilgi sunarken yeterli bilgiye sahip olunmalıdır. Konuşulacak konular hakkında önceden hazırlık yapılmalı ve her türlü materyal hazır tutulmalıdır. Gazetecilerin sorabileceği sorular hakkında kurum/kuruluş sözcüsüne bilgi verilmeli ve bu soruların yanıtlar hazırlanmalıdır. Sorumlu olduğu kurum/kuruluş hakkında yeterli bilgi sahibi olmayan halkla ilişkiler uzmanlarının gazeteciler gözünde itibarı olmayacağı unutulmamalıdır.

Medyaya gönderilen bültenlerin yayınlanabilmesi için aşağıdaki noktalara dikkat edilmelidir

• Medyaya gönderilen bilgilerin reklam amaçlı olmaması
• Bilgilerin haber değerinin olması ve güncel bilgiler içermesi
•  Bültenlerin, imla ve noktalama kurallarına uygun, haber metni şeklinde yazılaması
• Gönderilen bültenin gündeme uygun olması ve topluma fayda sağlayacak bilgileri içermesi
•  Bültenin kısa, açık ve net bir şekilde yazılması
• Zamanlamanın doğru seçilmesi
•  Bültenin doğru kişiye gönderilmesi

Aysel Çetinkaya